Kostenlose DSGVO-konforme Vereinsverwaltung mit Kimai und Vikunja auf Virtualmin

Erfahre, wie du mit Kimai und Vikunja auf Virtualmin eine DSGVO-konforme Vereinsverwaltung für Mitgliederstunden, Ehrenamtszeiten und Aufgaben selbst hostest – kostenlos und sicher.

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Vereinsverwaltung ohne Cloud: Warum Self-Hosting die bessere Wahl ist

Viele Vereine stehen vor der Herausforderung, Mitgliederstunden, Ehrenamtszeiten und Aufgaben effizient zu verwalten. Cloud-Dienste wie Google Sheets oder Trello sind zwar praktisch, werfen aber Datenschutzbedenken auf – insbesondere im Hinblick auf die DSGVO. Die Lösung: Self-Hosting auf einem eigenen Server. Mit Virtualmin als Hosting-Control-Panel und den Open-Source-Tools Kimai (Zeiterfassung) und Vikunja (Aufgabenverwaltung) baust du eine kostengünstige, DSGVO-konforme Plattform für deinen Verein.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du Kimai und Vikunja auf einem Virtualmin-Server installierst und für die Vereinsverwaltung nutzt. So behältst du die volle Kontrolle über deine Daten und sparst gleichzeitig Kosten.

Was ist Virtualmin und warum eignet es sich für Vereine?

Virtualmin ist ein leistungsstarkes Open-Source-Control-Panel für die Verwaltung von Webservern. Es ermöglicht die einfache Einrichtung von Domains, Datenbanken, E-Mail-Konten und SSL-Zertifikaten. Für Vereine ist Virtualmin ideal, weil es:

  • Kostenlos ist (keine Lizenzgebühren).
  • DSGVO-konform betrieben werden kann, da alle Daten auf deinem eigenen Server liegen.
  • Flexibel ist und sich an die Bedürfnisse des Vereins anpassen lässt.

Du benötigst lediglich einen Server, auf dem Virtualmin installiert werden kann. Bei Dezhost findest du passende virtuelle Server, die sich optimal für diesen Zweck eignen.

Kimai: Zeiterfassung für Mitgliederstunden und Ehrenamtszeiten

Kimai ist eine professionelle Open-Source-Zeiterfassungssoftware, die sich perfekt für die Dokumentation von Mitgliederstunden und Ehrenamtszeiten eignet. Mit Kimai kannst du:

  • Zeiten erfassen: Mitglieder können ihre geleisteten Stunden einfach per Webinterface oder App eintragen.
  • Projekte und Aktivitäten verwalten: Lege Projekte für verschiedene Vereinsaktivitäten an und ordne die Stunden entsprechend zu.
  • Berichte generieren: Exportiere Zeiten als CSV oder PDF für Berichte an den Vorstand oder für Fördermittelabrechnungen.
  • Benutzerverwaltung: Verwalte Mitglieder mit unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen.

Kimai ist DSGVO-konform, da es auf deinem eigenen Server läuft und keine Daten an Dritte übermittelt werden.

Installation von Kimai auf Virtualmin

Die Installation von Kimai auf einem Virtualmin-Server ist unkompliziert:

  1. Erstelle eine neue Domain oder Subdomain in Virtualmin (z. B. zeiten.deinverein.de).
  2. Richte eine MySQL-Datenbank und einen Datenbankbenutzer ein.
  3. Lade die neueste Kimai-Version herunter und entpacke sie in das Webverzeichnis.
  4. Konfiguriere die Datenbankverbindung in der .env-Datei.
  5. Führe die Installation über die Kommandozeile oder den Browser aus.
  6. Richte SSL über Virtualmin ein, um die Datenübertragung zu verschlüsseln.

Ausführliche Anleitungen findest du in der Wissensdatenbank von Dezhost.

Vikunja: Aufgabenverwaltung für Vereinsprojekte

Vikunja ist eine Open-Source-To-Do- und Projektmanagement-Software, die sich durch ihre Einfachheit und Flexibilität auszeichnet. Für Vereine ist Vikunja ideal, um Aufgaben und Projekte zu organisieren:

  • Aufgabenlisten: Erstelle Listen für verschiedene Bereiche wie Vorstandsarbeit, Veranstaltungen oder Öffentlichkeitsarbeit.
  • Zuweisung und Fristen: Weise Aufgaben Mitgliedern zu und setze Fristen.
  • Kanban-Boards: Visualisiere den Fortschritt von Projekten.
  • Kollaboration: Mehrere Mitglieder können gemeinsam an Aufgaben arbeiten.

Vikunja ist ebenfalls DSGVO-konform, da es selbst gehostet wird.

Installation von Vikunja auf Virtualmin

Die Installation von Vikunja ähnelt der von Kimai:

  1. Erstelle eine Subdomain wie aufgaben.deinverein.de.
  2. Lege eine Datenbank an (Vikunja unterstützt SQLite, MySQL oder PostgreSQL).
  3. Lade die Vikunja-Binärdatei herunter und konfiguriere sie.
  4. Richte einen Reverse Proxy über Virtualmin ein, falls Vikunja als Dienst läuft.
  5. Aktiviere SSL für sichere Verbindungen.

Auch hierfür bietet Dezhost hilfreiche Ressourcen in der Wissensdatenbank.

DSGVO-Konformität: Was du beachten musst

Self-Hosting ist ein wichtiger Schritt zur DSGVO-Konformität, aber es gibt weitere Punkte zu beachten:

  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Wenn du einen Hosting-Anbieter wie Dezhost nutzt, schließe einen AVV ab. Dezhost stellt diesen zur Verfügung.
  • Datensparsamkeit: Erfasse nur die Daten, die wirklich benötigt werden.
  • Zugriffsrechte: Beschränke den Zugriff auf sensible Daten.
  • Verschlüsselung: Nutze SSL/TLS für alle Verbindungen.
  • Regelmäßige Backups: Sichere deine Daten regelmäßig, um Datenverlust zu vermeiden.
  • Transparenz: Informiere deine Mitglieder über die Datenverarbeitung und hole Einwilligungen ein, wo nötig.

Mit Virtualmin kannst du Backups einfach über das Panel einrichten.

Fazit: Eine leistungsstarke Vereinsverwaltung ohne Cloud-Zwang

Mit Kimai und Vikunja auf einem Virtualmin-Server schaffst du eine kostengünstige, flexible und DSGVO-konforme Lösung für die Vereinsverwaltung. Du behältst die Kontrolle über deine Daten und kannst die Tools an die Bedürfnisse deines Vereins anpassen. Alles, was du brauchst, ist ein geeigneter Server – zum Beispiel ein virtueller Server bei Dezhost. Wenn du noch eine Domain benötigst, findest du diese ebenfalls bei Dezhost: Domains.

Starte noch heute mit deiner eigenen Vereinsverwaltung und profitiere von den Vorteilen des Self-Hostings!